Proses Bisnis dan Manajemen Data dalam Pengelolaan Risiko Pajak

PROSES bisnis pengelolaan pajak di perusahaan harus didukung oleh seperangkat standar operasional prosedur pengelolaan pajak. Pada umumnya, standar operasional dan prosedur pengelolaan pajak tersebut merupakan bagian dari regulatory compliance dalam sistem kontrol internal perusahaan (Klosterhoof, 2010).

Tax Control Framework (TCF) merupakan bagian dari sistem kontrol internal perusahaan yang berfungsi sebagai kerangka kerja kontrol risiko pajak perusahaan dalam rangka memastikan keakuratan dan kelengkapan laporan pajak (OECD, 2016).

Oleh karena itu, TCF didesain agar manajemen perusahaan dapat memastikan adanya kontrol dalam perhitungan, pelaporan, perekaman, pengolahan, dan penyimpanan data perpajakan sehingga perusahaan dapat mendeteksi, mengkoreksi, dan menghindari kekeliruan yang terjadi dalam penyajian informasi pada laporan pajak perusahaan.

Proses Bisnis Pengelolaan Pajak Perusahaan

Dalam proses bisnis pengelolaan pajak perusahaan, perangkat standar operasional dan prosedur pengelolaan pajak dapat dikelompokan berdasarkan deliverable dari pengelolaan pajak perusahaan, antara lain (i) tax planning, (ii) tax accounting, (iii) tax compliance, dan (iv) audit defence (Elgood, 2008). Kualitas dari deliverable tersebut ditentukan oleh efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis pengelolaan pajak di dalam perusahaan.

Misalnya, tingkat efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis tax compliance dinilai dari (i) kemudahan dalam mengakses, mengumpulkan, dan seleksi data, (ii) akurasi data, (iii) kecepatan dalam memperoleh dan mengolah data, (iv) ketersediaan dokumen petunjuk operasional kerja yang detail dan terarah, (v) kemudahan dalam melakukan rekonsiliasi dan validasi data, dan (vi) otomasi proses persetujuan.

Proses bisnis pengelolaan pajak perusahaan sangat bergantung pada ketersediaan data yang akurat. Data tidak hanya sebatas diperoleh dari sistem informasi keuangan saja, tetapi juga dari data transaksi yang berasal dari unit bisnis lain di dalam perusahaan.

Schofield (2015) menyatakan bahwa departemen pajak perusahaan menghabiskan lebih dari 50% waktu kerjanya untuk mengumpulkan data. Kesulitan dalam mengumpulkan data juga dapat disebabkan karena perusahaan kerap kali menempatkan departemen pajak perusahaan sebagai pengguna akhir data.

Elgood (2008) mengusulkan lima inisiatif kunci perbaikan dalam proses bisnis pengelolaan pajak perusahaan. Pertama, master data management, yaitu proses pengelompokan dan sinkronisasi data untuk keperluan pajak dalam rangka menghasilkan data yang akurat. Hal ini berhubungan dengan kemudahan dalam mengakses data dan mengumpulkan data secara tepat dari sumber-sumber data.

Kedua, pengelolaan data yang terintegrasi melalui tax data hub. Perusahaan perlu terlebih dahulu mengidentifikasi data yang diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pajak dan kemudian melakukan integrasi data pajak dengan sistem informasi perusahaan. Data yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada (i) data keuangan/general ledger, (ii) data penjualan dan distribusi, (iii) manajemen aset, (iv) manajemen inventory, (v) cost control, (vi) account payable, dan (vii) penggajian.

Ketiga, automasi proses untuk meningkatkan efisiensi waktu dalam mengumpulkan, mengolah, memperbarui, atau menghapus data. Automasi proses juga berperan dalam menghindari kemungkinan adanya human error dan mengurangi intensitas pekerjaan yang bersifat repetisi. Automasi proses akan mempermudah arus informasi dari (i) sistem informasi, (ii) alur kerja, (iii) pengelolaan data dan dokumen, (iv) schedule pelaksanaan pekerjaan, dan (v) proses kontrol risiko.

Keempat, dokumentasi atas prosedur operasional kerja yang terstandarisasi, dilengkapi dengan kejelasan peran dan tanggung jawab dalam departemen pajak perusahaan. Misalnya, kertas kerja persiapan laporan pajak, rekonsiliasi laporan pajak dan laporan keuangan, kertas kerja review atas laporan pajak perusahaan, dokumentasi alur kerja dan instruksi kerja, serta dokumen yang menjelaskan tentang perbedaan-perbedaan yang timbul antara laporan pajak dan laporan keuangan.

Kelima, penyimpanan data dan dokumen berdasarkan kode data atau kode dokumen yang mendukung proses bisnis pengelolaan pajak perusahaan, terutama dalam menghadapi pemeriksaan pajak. Perusahaan perlu menyusun kode data atau kode dokumen untuk mempermudah pengumpulan data atau dokumen yang tersimpan di dalam tax data hub atau sistem informasi, dan penyimpanan dokumen secara manual di tempat penyimpanan dokumen.

Proses Bisnis Pengelolaan Pajak

Dalam rangka memperkuat sistem kontrol risiko pajak, perusahaan perlu memperhatikan aspek formalisasi, standardisasi, dan dokumentasi atas kegiatan (i) review, (ii) rekonsiliasi, (iii) otorisasi, dan (iv) approval di dalam perusahaan.

Misalnya, dokumentasi standar operasional dan prosedur yang berhubungan dengan pembagian tanggung jawab antara profesional dalam departemen pajak yang bertugas mempersiapkan surat pemberitahuan (SPT) dan profesional yang bertugas melakukan telaah dan approval serta penandatanganan SPT.

Selain itu, termasuk yang perlu didokumentasikan adalah prosedur dalam menentukan perlu tidaknya perusahaan melakukan pembetulan SPT. Identifikasi penyebab dilakukannya pembetulan SPT, terutama jika SPT dibetulkan berulang kali perlu untuk didokumentasikan. Intensifnya pembetulan SPT dapat menjadi petunjuk tentang kurangnya kontrol dalam proses bisnis pelaporan SPT di dalam perusahaan.

Prosedur lain yang perlu didokumentasikan adalah prosedur rekonsiliasi data antara SPT dan laporan keuangan serta prosedur penyusunan narasi penjelasan atas perbedaan-perbedaan antara SPT dan laporan keuangan. Selain itu, jika perusahaan masih menggunakan aplikasi excel dalam rangka menyusun SPT, perusahaan perlu memastikan adanya prosedur kontrol untuk memastikan ketepatan rumusan atau formula yang digunakan dalam kertas kerja penyusunan SPT.

Pada akhirnya, perusahaan perlu mendokumentasikan standar operasional dan prosedur yang berkaitan dengan arus informasi dari sistem informasi akuntansi dan penggunaan teknologi dalam proses bisnis pengelolaan pajak (ATO, 2018). Kompetensi departemen pajak perusahaan yang ditopang dengan kecanggihan teknologi dan data yang berkualitas adalah elemen sentral dalam kerangka kontrol risiko pajak perusahaan.